日本語 / English
CAREER & TECH / 仕事の英語
ITの進捗報告で必要なのは、長く立派な英文よりも「何が終わり、何が止まり、誰に何をしてほしいか」が分かることです。この記事では、会議・チャット・メールで使い分けられる英語の型をまとめます。
以下は学習用に作成した架空の例文です。勤務先の実際の案件・発言・内部資料ではありません。日付、担当者、時刻は自分の状況に置き換えて使ってください。
まずはこの5項目で報告する
- Status：現在の状態と、前回から変わったこと
- Progress：完了したこと・進行中のこと
- Risk / blocker：今後の懸念・現在止まっている理由
- Action needed：誰に、何を、いつまでにしてほしいか
- Next update：次にいつ報告するか
Status: Integration testing is complete.
Blocker: We are waiting for the final test results.
Impact: The release date is not yet confirmed.
Action needed: Could the QA team share the results by [time and time zone]?
Next update: I will share the release decision by [time and time zone].
日本語では「結合テストは完了。最終結果待ちのためリリース日は未確定。QAチームに結果共有を依頼し、次の判断時刻を伝える」という内容です。状態・依頼・次回報告を分けると、相手が動きやすくなります。
1．順調なとき：何に対して順調なのかを書く
We are on track for the planned release. Integration testing is complete, and the final review is in progress.
「予定どおり進んでいます。結合テストは完了し、最終レビューを進めています。」単にEverything is fineと書くより、完了した作業と残る作業が分かります。on trackは、合意した予定に対して順調という意味で使うと明確です。
2．遅れそうなとき：見込みと確定を区別する
The release may be delayed because validation is taking longer than expected. We are assessing the impact and will confirm the revised plan by [time and time zone].
may be delayedは遅延の可能性を伝える表現です。遅延が決まっているなら、The release has been delayed.のように、確定した状態として伝えます。新しい日程がまだ分からない場合、約束できない日付を作るより、次に確認結果を報告する時刻を書きます。
3．ブロッカーがあるとき：止まっている作業まで説明する
Testing is blocked because we do not have access to the test environment. Could [owner] help us restore access by [time and time zone]?
「問題があります」だけでは、相手は優先度を決められません。何が止まっているのか、その原因と必要な対応まで書きます。一方、まだ作業は進められるが今後に影響しそうなことはriskとして説明すると、現在の停止と将来の懸念を区別できます。組織の状態定義がある場合は、その定義に合わせてください。
4．判断が必要なとき：選択肢と期限を示す
We need a decision on whether to proceed with the current scope or move the release. Could [decision owner] confirm the preferred option by [time and time zone]?
判断する立場にいないのに、承認されたように言い切らないことも大切です。提案であるならMy recommendation is …、承認待ちならThis is pending approval.と分けます。担当者が不明ならCould you confirm who owns this decision?と確認できます。
5．確認したいとき：理解と約束をそろえる
To confirm my understanding, the QA team will share the results by [time and time zone], and I will send the updated plan afterwards. Is that correct?
会議の終わりに、担当・成果物・期限を一文で確認する形です。国をまたぐ相手には、時刻だけでなくタイムゾーンも明記すると行き違いを減らせます。「明日」だけでは相手の現地日付とずれるため、必要に応じて日付も添えます。
曖昧な報告を、動ける報告に変える
| 曖昧な表現 | 具体的な言い換え |
|---|---|
| There is an issue. | Testing is blocked by a login error. |
| Please check. | Could you review the test summary and confirm whether we can proceed? |
| We will do it soon. | We will share the updated plan by [time and time zone]. |
| It is done. | The document is updated. Approval is still pending. |
そのまま使えるメールの型
Subject: [Project] — Status update and action needed
Hi [name/team],
Current status: [one-sentence summary]
Completed: [completed work]
Remaining: [work still in progress]
Risk/blocker: [issue and impact, or “None identified at this time”]
Action needed: [owner + action + deadline]
Next update: [date, time and time zone]
Please let me know if I have missed anything.
Best,
[name]
短いチャットならCurrent statusとAction neededだけに絞る場合もあります。定例会なら、前回から変わった点を先に話すと、毎回同じ説明を繰り返さずに済みます。実際の連絡手段と相手に合わせて省略してください。
講座を買う前に、5分で試す練習
- 機密情報を含まない架空の案件を一つ決める。
- 同じ案件について「順調」「遅延の可能性」「判断待ち」の3パターンを書く。
- 声に出し、現在の状態と依頼がすぐ分かるか確認する。
- 翌日はメモを見ずに言い直し、不足した表現を記録する。
Udemyなどの講座を選ぶ場合も、人気だけで決めず、進捗報告・会議・メールのどれを練習したいかで絞ります。サンプル授業、演習の有無、講義言語、対象レベル、更新内容を確認し、この無料テンプレートで足りない点を補えるかで判断してください。ここでは、特定講座を受講済みとして紹介していません。
自分の場面に合わせて練習したい方へ
ここからは筆者のサービス案内です。仕事の英語や学習計画を相談したい方は、Career English Coachingの内容と相談方法をご覧ください。相談時も、会社名や未公開の案件情報を含めず、架空の状況に置き換えて練習できます。
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